Gli incontri sono preparati da un gruppo di lavoro specifico, costituiti nel 2001, composto dai funzionari che nell'Amministrazione del Paese di appartenenza gestiscono dal punto di vista amministrativo le questioni di genere e che, in tale ambito, occupano il grado più elevato della gerarchia amministrativa: il Gruppo di alto livello. Il Gruppo è presieduto dalla Commissione europea.

Nel corso del semestre il Gruppo di alto livello elabora i documenti che verranno sottoposti in occasione delle riunioni, alle Ministre ed adottati dalle stesse come Conclusioni della Presidenza.

In questi ultimi anni l'attenzione delle Ministre si è concentrata sulla Piattaforma di Pechino e per poterne verificare l'effettiva attuazione sono stati elaborati, e successivamente adottati, batterie di indicatori relativi ai vari obiettivi della Piattaforma: indicatori relativi alla conciliazione, indicatori della violenza di genere, indicatori del potere economico, ecc.

Programmi e documenti di maggior rilievo dei semestri del Consiglio dell'Unione europea a partire dal secondo semestre 2003: